Máy cắt giấy tương đối dễ vận hành và có yêu cầu về môi trường thấp. Chúng thường có thể được vận hành từ nguồn điện văn phòng tiêu chuẩn. Hầu hết các máy cắt giấy đều có hệ thống bật/tắt tự động; chỉ cần đưa giấy vào đầu vào, máy cắt sẽ tự động xoay và cắt giấy. Một số máy cắt giấy yêu cầu nhấn nút khởi động, nút này sau đó sẽ kích hoạt máy cắt và cho phép máy cắt tiếp tục cắt. Sau khi băm nhỏ, nhấn nút dừng/đảo ngược để dừng máy cắt.
Trước khi băm nhỏ, hãy kiểm tra tài liệu xem có vật cứng nào như kẹp giấy hoặc ghim không. Nếu tìm thấy bất kỳ thứ gì, hãy loại bỏ chúng trước khi đưa giấy vào khe nạp vì chúng có thể làm hỏng lưỡi dao. Khi sử dụng máy cắt giấy, tránh nạp quá nhiều giấy cùng một lúc, đặc biệt là giấy có chất lượng-cao để tránh kẹt giấy. Khi nạp giấy, tránh nghiêng giấy và đặt các tờ giấy hẹp hơn vào giữa khe nạp giấy.
Đối với các mẫu máy cũ hơn, nếu xảy ra kẹt giấy, hãy nhấn nút đảo ngược hoặc nút dừng để tiếp tục băm nhỏ. Hầu hết các máy cắt giấy đều được trang bị thiết bị bảo vệ quá tải, tự động tắt khi động cơ quá nóng do quá tải. Trong trường hợp này, nên dừng máy trong 20-30 phút để động cơ nguội. Khi sử dụng lại, hãy cân nhắc giảm lượng giấy nạp vào. Máy cắt giấy tiên tiến hơn sẽ tự động dừng và dỡ giấy khi quá tải, giúp sử dụng thuận tiện hơn. Một số máy thậm chí còn phát ra âm thanh khi máy đầy để nhắc nhở người dùng loại bỏ giấy vụn.
